Cómo organizar las convocatorias de un club de rugby sin volverte loco

Pregúntale a cualquier entrenador de club qué es lo que más tiempo le quita cada semana y no te va a decir el entrenamiento. Te va a decir saber quién viene.

Es un trabajo invisible que nadie te cuenta cuando coges un equipo: publicar el partido, esperar respuestas, contar cuántos van, perseguir a los que no han contestado, recontar porque tres han cambiado de idea, y el viernes por la noche seguir sin saber si tienes primera línea.

Por qué el grupo de WhatsApp se queda corto

No es que WhatsApp esté mal hecho. Es que está hecho para otra cosa.

Un grupo es una conversación, y una convocatoria es una lista. Cuando las mezclas pasan tres cosas, siempre las mismas:

• Las respuestas se entierran. Alguien contesta "yo voy" y treinta mensajes después nadie lo encuentra, tú incluido.
• Hay que contar a mano. Y contar a mano en un hilo de sesenta mensajes es donde se cuela el error que te deja con catorce jugadores.
• El que no contesta no se nota. En una lista, un hueco vacío salta a la vista. En un chat, el silencio de alguien es indistinguible del ruido.

La encuesta de WhatsApp arregla lo justo: te da un recuento. Pero se queda enterrada igual que el resto, no avisa a quien no ha votado, y no tiene ni idea de qué evento es ni de quién está en la plantilla.

Lo que sí funciona

Lo que resuelve el problema no es dejar de preguntar. Hay que preguntar. Lo que hay que quitar de en medio es el trabajo manual que viene después de preguntar.

Una lista, no una conversación

La convocatoria tiene que vivir pegada al evento: el partido del sábado con su hora, su campo y su lista de respuestas al lado. Si para saber quién viene hay que abrir otra cosa, ya has perdido.

Que el recuento se actualice solo

Cada respuesta que entra cambia el número. Tú no cuentas nada: miras.

Que persiga por ti

Este es el que más tiempo ahorra y el que menos se valora. Un aviso automático a las veinticuatro horas para quien no ha contestado quita el noventa por ciento de los mensajes de "¿tú vienes o no?". Y un recordatorio tres horas antes a quien dijo que sí baja las ausencias de última hora, que son las que de verdad te rompen un entrenamiento.

Un detalle que cambia las decisiones

Decir que vienes y venir no son lo mismo, y casi ninguna herramienta los distingue.

El martes un jugador contesta "voy". Eso es una intención. El sábado el entrenador pasa lista y marca quién está de verdad en el campo. Eso es un hecho.

Si guardas las dos cosas por separado, al final de la temporada tienes el único dato que sirve para tomar decisiones: el porcentaje de asistencia real de cada jugador. No el de los que dicen que van, el de los que van.

Los dos números importan, pero solo uno decide quién juega.

Por dónde empezar

Si vas a cambiar cómo lo lleváis, no lo hagas en enero a mitad de competición. Hazlo en pretemporada, con un equipo, y déjalo correr un mes antes de meter al club entero.

Y una cosa práctica: no le pidas a nadie que se aprenda una herramienta. Si un jugador tiene que hacer algo más que abrir un aviso y tocar un botón, no lo va a hacer, y volverás al grupo de WhatsApp en dos semanas.

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En Kanteo la convocatoria es exactamente esto: publicas el evento, cada jugador contesta en dos toques, el recuento se actualiza solo y la app persigue a quien falta. Puedes crear tu club gratis y probarlo con un equipo antes de meter a nadie más.