Como organizar as convocatórias de um clube de râguebi sem dar em doido

Pergunta a qualquer treinador de clube o que lhe tira mais tempo todas as semanas e não te vai dizer o treino. Vai dizer-te saber quem vem.

É um trabalho invisível de que ninguém te fala quando pegas numa equipa: publicar o jogo, esperar respostas, contar quantos vão, ir atrás dos que não responderam, voltar a contar porque três mudaram de ideias, e na sexta à noite continuar sem saber se tens primeira linha.

Porque é que o grupo de WhatsApp não chega

Não é que o WhatsApp esteja mal feito. É que foi feito para outra coisa.

Um grupo é uma conversa, e uma convocatória é uma lista. Quando as misturas acontecem três coisas, sempre as mesmas:

• As respostas ficam enterradas. Alguém escreve "eu vou" e trinta mensagens depois ninguém a encontra, tu incluído.
• É preciso contar à mão. E contar à mão numa conversa de sessenta mensagens é onde se mete o erro que te deixa com catorze jogadores.
• Quem não responde não se nota. Numa lista, um espaço vazio salta à vista. Num chat, o silêncio de alguém não se distingue do ruído.

A sondagem do WhatsApp resolve o mínimo: dá-te uma contagem. Mas fica enterrada como o resto, não avisa quem não votou e não faz ideia de que jogo se trata nem de quem está no plantel.

O que funciona mesmo

O que resolve o problema não é deixar de perguntar. É preciso perguntar. O que é preciso tirar do caminho é o trabalho manual que vem depois.

Uma lista, não uma conversa

A convocatória tem de viver colada ao evento: o jogo de sábado com a hora, o campo e a lista de respostas ao lado. Se para saber quem vem tens de abrir outra coisa, já perdeste.

Que a contagem se atualize sozinha

Cada resposta que entra muda o número. Tu não contas nada: olhas.

Que vá atrás das pessoas por ti

É o que poupa mais tempo e o que menos se valoriza. Um aviso automático vinte e quatro horas antes para quem não respondeu acaba com noventa por cento das mensagens de "afinal vens ou não?". E um lembrete três horas antes para quem disse que sim reduz as faltas de última hora, que são as que te estragam um treino a sério.

Um pormenor que muda as decisões

Dizer que vens e vir não é a mesma coisa, e quase nenhuma ferramenta os distingue.

Na terça um jogador responde "vou". Isso é uma intenção. No sábado o treinador faz a chamada e marca quem está mesmo no campo. Isso é um facto.

Se guardares as duas coisas em separado, no fim da época tens o único dado que serve para decidir: a percentagem de presença real de cada jogador. Não a dos que dizem que vão, a dos que vão.

Os dois números importam, mas só um decide quem joga.

Por onde começar

Se vais mudar a forma como fazem as coisas, não o faças em janeiro a meio da competição. Fá-lo na pré-época, com uma equipa, e deixa correr um mês antes de meter o clube inteiro.

E uma coisa prática: não peças a ninguém para aprender uma ferramenta. Se um jogador tiver de fazer mais do que abrir uma notificação e tocar num botão, não o vai fazer, e em duas semanas estás de volta ao grupo de WhatsApp.

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No Kanteo a convocatória é exatamente isto: publicas o evento, cada jogador responde em dois toques, a contagem atualiza-se sozinha e a app vai atrás de quem falta. Cria o teu clube grátis e experimenta com uma equipa antes de meter mais alguém.