Come organizzare le convocazioni di un club di rugby senza impazzire
Il gruppo WhatsApp non è fatto per fare l'appello. Come impostare le convocazioni della stagione perché smettano di mangiarti la settimana.
Chiedi a qualsiasi allenatore di club cosa gli porta via più tempo ogni settimana e non ti dirà l'allenamento. Ti dirà sapere chi viene.
È un lavoro invisibile che nessuno ti racconta quando prendi una squadra: pubblicare la partita, aspettare le risposte, contare quanti vengono, rincorrere chi non ha risposto, ricontare perché tre hanno cambiato idea, e il venerdì sera non sapere ancora se hai una prima linea.
Perché il gruppo WhatsApp non basta
Non è che WhatsApp sia fatto male. È fatto per un'altra cosa.
Un gruppo è una conversazione, e una convocazione è una lista. Quando le mescoli succedono tre cose, sempre le stesse:
- Le risposte finiscono sepolte. Qualcuno scrive "io ci sono" e trenta messaggi dopo nessuno lo ritrova, tu compreso.
- Bisogna contare a mano. E contare a mano in un thread di sessanta messaggi è proprio dove si infila l'errore che ti lascia con quattordici giocatori.
- Chi non risponde non si nota. In una lista, un posto vuoto salta all'occhio. In una chat, il silenzio di qualcuno non si distingue dal rumore.
Il sondaggio di WhatsApp sistema il minimo: ti dà un conteggio. Ma finisce sepolto come il resto, non avvisa chi non ha votato e non ha idea di quale partita sia né di chi faccia parte della rosa.
Quello che funziona davvero
La soluzione non è smettere di chiedere. Bisogna chiedere. Quello che va tolto di mezzo è il lavoro manuale che viene dopo.
Una lista, non una conversazione
La convocazione deve stare attaccata all'evento: la partita di domenica con il suo orario, il suo campo e la sua lista di risposte accanto. Se per sapere chi viene devi aprire un'altra cosa, hai già perso.
Un conteggio che si aggiorna da solo
Ogni risposta che arriva cambia il numero. Tu non conti niente: guardi.
Che insegua al posto tuo
È quello che fa risparmiare più tempo e quello che si apprezza meno. Un avviso automatico ventiquattro ore prima per chi non ha risposto elimina il novanta per cento dei messaggi "allora vieni o no?". E un promemoria tre ore prima per chi ha detto sì riduce le assenze dell'ultimo minuto, che sono quelle che ti rovinano davvero un allenamento.
Un dettaglio che cambia le decisioni
Dire che vieni e venire non sono la stessa cosa, e quasi nessuno strumento li distingue.
Il martedì un giocatore risponde "ci sono". È un'intenzione. La domenica l'allenatore fa l'appello e segna chi c'è davvero in campo. È un fatto.
Se tieni le due cose separate, a fine stagione hai l'unico dato che serve per decidere: la percentuale di presenza reale di ogni giocatore. Non di chi dice che viene, di chi viene.
Contano tutti e due i numeri, ma solo uno decide chi gioca.
Da dove cominciare
Se vuoi cambiare il modo in cui lo gestite, non farlo a gennaio a campionato in corso. Fallo in preparazione, con una squadra, e lascialo girare un mese prima di coinvolgere tutto il club.
E una cosa pratica: non chiedere a nessuno di imparare uno strumento. Se un giocatore deve fare più che aprire una notifica e toccare un pulsante, non lo farà, e in due settimane sarai di nuovo sul gruppo WhatsApp.
In Kanteo la convocazione è esattamente questo: pubblichi l'evento, ogni giocatore risponde in due tocchi, il conteggio si aggiorna da solo e l'app insegue chi manca. Crea il tuo club gratis e provalo con una squadra prima di coinvolgere gli altri.
