Comment gérer les convocations d'un club de rugby sans devenir fou
Le groupe WhatsApp n'est pas fait pour faire l'appel. Comment organiser les convocations de la saison pour qu'elles arrêtent de vous manger la semaine.
Demandez à n'importe quel entraîneur de club ce qui lui prend le plus de temps chaque semaine, et il ne vous parlera pas de l'entraînement. Il vous dira : savoir qui vient.
C'est un travail invisible dont personne ne vous parle quand vous prenez une équipe : publier le match, attendre les réponses, compter combien viennent, relancer ceux qui n'ont pas répondu, recompter parce que trois ont changé d'avis, et le vendredi soir ne toujours pas savoir si vous avez une première ligne.
Pourquoi le groupe WhatsApp ne suffit pas
Ce n'est pas que WhatsApp soit mal fait. C'est qu'il est fait pour autre chose.
Un groupe, c'est une conversation, et une convocation, c'est une liste. Quand on mélange les deux, il se passe toujours les trois mêmes choses :
- Les réponses disparaissent. Quelqu'un écrit « je viens » et trente messages plus loin, personne ne le retrouve, vous compris.
- Il faut compter à la main. Et compter à la main dans un fil de soixante messages, c'est exactement là que se glisse l'erreur qui vous laisse à quatorze.
- Celui qui ne répond pas passe inaperçu. Dans une liste, une case vide saute aux yeux. Dans une discussion, le silence de quelqu'un ne se distingue pas du bruit.
Le sondage WhatsApp règle juste ce qu'il faut : il donne un décompte. Mais il se noie comme le reste, il ne relance pas ceux qui n'ont pas voté, et il ne sait ni de quel match il s'agit ni qui fait partie de l'effectif.
Ce qui marche vraiment
La solution n'est pas d'arrêter de demander. Il faut demander. Ce qu'il faut supprimer, c'est tout le travail manuel qui vient après.
Une liste, pas une conversation
La convocation doit vivre avec le match : celui de dimanche, avec son horaire, son terrain et sa liste de réponses juste à côté. Si pour savoir qui vient il faut ouvrir autre chose, c'est déjà perdu.
Un décompte qui se met à jour tout seul
Chaque réponse qui arrive change le chiffre. Vous ne comptez rien : vous regardez.
Qu'elle relance à votre place
C'est ce qui fait gagner le plus de temps et ce qu'on valorise le moins. Un rappel automatique vingt-quatre heures avant pour ceux qui n'ont pas répondu supprime quatre-vingt-dix pour cent des « tu viens ou pas ? ». Et un rappel trois heures avant pour ceux qui ont dit oui fait baisser les absences de dernière minute, celles qui cassent vraiment un entraînement.
Un détail qui change les décisions
Dire qu'on vient et venir, ce n'est pas la même chose, et presque aucun outil ne fait la différence.
Le mardi, un joueur répond « présent ». C'est une intention. Le dimanche, l'entraîneur fait l'appel et coche qui est vraiment sur le terrain. C'est un fait.
Si vous gardez les deux séparément, en fin de saison vous avez le seul chiffre qui aide à décider : le taux de présence réel de chaque joueur. Pas celui de ceux qui disent qu'ils viennent, celui de ceux qui viennent.
Les deux chiffres comptent, mais un seul décide qui joue.
Par où commencer
Si vous changez votre façon de faire, ne le faites pas en janvier en pleine compétition. Faites-le à la reprise, avec une équipe, et laissez tourner un mois avant d'embarquer tout le club.
Et un conseil pratique : ne demandez à personne d'apprendre un outil. Si un joueur doit faire plus qu'ouvrir une notification et toucher un bouton, il ne le fera pas, et vous serez de retour sur le groupe WhatsApp dans quinze jours.
Dans Kanteo, la convocation, c'est exactement ça : vous publiez le match, chaque joueur répond en deux touches, le décompte se met à jour tout seul et l'application relance ceux qui manquent. Créez votre club gratuitement et essayez avec une équipe avant d'embarquer les autres.
